Ficar organizado é mais difícil do que parece, a correria do dia a dia, as urgências que surgem ao longo da semana, entre outros motivos, deixam a desorganização se instalar no ambiente de trabalho.
1. Organize sua mesa
Pode parecer bobagem, mas é importante ter um espaço organizado ao redor da sua mesa de trabalho. Antes de ir embora, jogue fora o que não precisa mais e arquive os projetos terminados, guarde perto apenas documentos que realmente precisará.
2. Crie hábitos
Além de colocar reuniões, almoços e prazos na sua agenda, crie também tempo para tarefas básicas. Por exemplo, coloque no seu calendário 15 minutos no fim do dia para rever as prioridades do dia seguinte ou para arquivar emails antigos nos folders corretos. Esses hábitos irão estruturar seus dias de forma a aliviar o estresse.
3. Faça uma coisa de cada vez
Estamos muito acostumados a fazer mil coisas ao mesmo tempo e achar que é eficiente. Alguns estudos já apontam que dar a atenção necessária a cada tarefa é mais saudável e economiza tempo. Então reserve um momento no dia para responder os emails não urgentes, um tempo para retornar as ligações e outras funções que geram distração. No final de cada tarefa, você ainda tem a sensação de dever cumprido.
4. Seja consistente nos seus sistemas
Não basta criar um sistema de organização, tem que ser consistente também. Se você estabeleceu critérios para organizar seus documentos, compartilhe essa lógica com sua equipe. Ter acesso a tudo que você precisa de forma rápida é ótimo, mas dar esse acesso a outros vai poupar tempo de todos.
5. Seja realista
Não adianta criar metas inatingíveis. Se você tem um projeto grande em andamento, desdobre ele em pequenas tarefas. Você não vai conseguir organizar todo seu financeiro em um dia, mas pode começar armazenando suas notas fiscais.
Fonte: nibo.com.br
