Você sabe fazer reuniões produtivas? Antes de responder essa pergunta, confira as tudo o que é possível realizar com um encontro entre equipes de uma empresa:
– Alinhar operações e campanhas;
– Ter novas ideias para projetos;
– Tirar dúvidas e gerar interação entre a equipe;
– Resolver problemas pontuais do negócio;
– Motivar colaboradores.
Contudo, quando um encontro fica sem foco, acaba se tornando uma perda de tempo para os participantes e gerando uma série de desentendimentos. Por isso, confira nossas dicas para criar reuniões produtivas e tirar o melhor do diálogo entre colegas.
Comece com o planejamento da reunião
Sabe o que todas as reuniões produtivas têm em comum? Planejamento. Comece pensando em qual será o tema do encontro, quanto mais objetivo e focado ele for melhor. Evite o pensamento de marcar um “meeting” para resolver vários assuntos, pois isso acabará distraindo o grupo.
Em seguida, defina quem participará do encontro, é importante convidar apenas pessoas ligadas ao assunto a ser discutido, evitando perder o foco da reunião e garantindo que o grupo seja capaz de solucionar o tema proposto.
Reuniões produtivas têm pauta
Se você ficou encarregado pela reunião, é interessante enviar um material de apoio para todos os participantes. Pode ser uma planilha com os números alcançado pelo seu setor, uma reportagem sobre o tema a ser discutido, ou uma apresentação que introduza as questões a serem respondidas.
Isso irá ajudar a todos chegarem ao encontro já preparados, além de tornar possível que muitos desenvolvam ideias interessantes antes mesmo da reunião. Tornando a ação ainda mais produtiva e interessante para todos.
Defina um líder e prazo para a reunião
Escolher um líder para o encontro é importante para mediar a conversa e evitar que o foco seja perdido, principalmente em reuniões com muitas pessoas ou vários pontos de vista diferentes. Essa liderança pode ser assumida pela pessoa que marcou a reunião, pelo gestor ou alguém que se candidate, evite perder tempo com eleições e discussões sobre esse posto.
Por fim, marque um horário para que a reunião termine. Isso ajudará a tornar toda a conversa mais produtiva e evitar que muitas horas de trabalho sejam perdidas. Se o tema for muito completo, você pode definir passo a passo, cada subtema e o tempo para cada um deles.
Seguindo esses passos, você conseguirá se tornar um profissional muito mais organizado, além de tornar as reuniões motivadoras e produtivas, para que todos desejem participar e colaborar de forma efetiva.